Arrangera WT

Arbetsgång för funktionärer – WT

Arbetsgruppen

Arbetsgruppen gör en analys av året som gått. Analysen omfattar bland annat antal tävlingar/anmälda/bortlottade/utnyttjade förturer, geografisk spridning, tidpunkt på året. Arbetsgruppen lägger även ut en enkät med frågor om provsäsongen till våra medlemmar och gör under hösten en grov planering för kommande år och stämmer av med jaktprovssekreteraren:

• hur många tävlingar behövs
• hur många officiella/inofficiella
• hur många funktionärstävlingar

När alla arbetsgrupper har gjort sina analyser hålls ett möte i retrieverkommittén där en gemensam plan för kommande år görs. Därefter hålls ett digitalt möte ihop med tävlingsledare och kommissarier. På mötet görs en planering för vilka datum och helger vi ämnar hålla tävlingar samt vem som är tävlingsledare och kommissarie på respektive tävling.

Arbetsgruppen kontaktar lokalklubbsadministratören (LA), så att tävlingen kan läggas in SKK Start. LA kan då förbereda och lägga upp tävlingen dolt, men tävlingen ska inte publiceras innan domartillsättningen är klar.

Obs! Om det finns ett vandringspris som kan delas ut ska detta stå i informationen om provet så att alla startande känner till detta och vet vilket vandringspris som delas ut. Kontrollera att vandringspriset finns tillgängligt.

Vill du/ni arrangera ett working test?
Börja med att kontakta arbetsgruppen i avdelningen och presentera ditt/ert förslag.

Tävlingsledaren

Tävlingsledaren har ett övergripande ansvar för tävlingen och ska vara anträffbar på tävlingsplatsen under hela tävlingen. Exempel på arbetsuppgifter som tävlingsledaren åtar sig:

Före tävlingsdagen:

• Kontaktar domarsamordnaren och kommer överens om vilka domare som ska kontaktas och vem som ringer till domaren. Om utländska domare anlitas ska man kontrollera att domarna finns upplagda i SKK Start som domare, om inte kontakta jaktprovssekreterare för detta. Vid officiell tävling ska jaktprovssekreteraren även meddela RJK för godkännande och kontroll av rätt behörighet för utländsk domare.
• Skickar inbjudan till domaren plus vår mall för reseräkning för ifyllnad.
• Upprättar en budget och fyller i dokumentet som finns på Södras låsta sida.
• Bokar boende till domare och betalar för det (om du önskar förskott använder du Södras blankett Förskott). Om domaren ska övernatta bokas middag in kvällen innan om domaren så önskar.
• Ansvarar för att hitta en lämplig tävlingsplats och att göra ett tävlingsupplägg som passar för klasserna. Upplägget bör stämmas av med domaren före tävlingen.
• Ansvarar för att hitta funktionärer till tävlingen. Det behövs normalt 2–4 funktionärer per station.
• Vill man marknadsföra sin tävling skicka annons eller text och gärna bild till retrieveransvarig eller PR-ansvarig. Glöm inte eventuella sponsorloggor.
• Fyller i materialfilen.
• Material (dummies, lösskott, nummerlappar, tält, flaggor med mera) hämtas hos materialansvarig och bokas i dokumentet som finns på Södras låsta sida. Ring och boka tid för hämtning. Allt material lämnas tillbaka igen snarast efter tävlingen.
• Informerar polis om att tävling kommer att arrangeras och att skott avlossas, skriv var på polisens sida här.
  Välj län där arrangemanget hör hemma och välj sedan ”Annat ärende” i listrutan med ärendetyper (Vad gäller din fråga?).
• Vill man marknadsföra sin tävling skicka text och gärna bild till retrieveransvarig eller PR-ansvarig.

På tävlingsdagen:

• Spikar tävlingsupplägget med domarna.
• Går igenom tävlingsupplägget med funktionärerna och fördelar arbetsuppgifterna.
• Ser till att tävlingen flyter på.

Efter avslutad tävling:

• Tar hand om allt avfall.
• Ansvarar för att tävlingsplatsen lämnas i samma skick som före tävlingen.
• Allt material lämnas tillbaka igen till materialansvarig . Ring och boka tid först.
• Fyller i funktionärsdokumentet (vilka har hjälpt till).

Kommissarien

Kommissarien sköter den administrativa delen av tävlingen och är tävlingsledaren behjälplig med tävlingen. Ska vara anträffbar på tävlingsplatsen under hela tävlingen. Exempel på arbetsuppgifter som kommissarien åtar sig:

Före tävlingsdagen:

• Kontrollerar att alla uppgifter som är inlagda i SKK Start stämmer.
• Ansvarar för all kontakt med deltagare och administration i SKK Start.
• Laddar ner anmälningarna.
• Gör eventuella exkluderingar och antecknar i SKK Start.
• Lottar tävlingen i SKK Start när anmälningstiden gått ut (prioriterad vid officiellt/slumpmässigt vid inofficiellt).
• Tar emot ändringar och ringer in eventuella reserver.
• Skickar i samråd med provledaren ut PM till både anmälda, domare och alla funktionärer. I mejlet ska det tydligt framgå att PM skickats till alla anmälda och att aktuell startlista finns i SKK Start.
• Skriver ut startlistor till rutvärdarna.

På tävlingsdagen:

• Prickar av alla deltagare på plats innan samlingen.
• Gör ID-kontroll samt kontrollerar status på vaccinationer.
• Håller i samlingen/samlingarna.
• Har med blanketter för oacceptabelt beteende, händelserapport, olämpligt uppförande.
• Stämmer av med domarna så att de själva skickar in reseräkning till kassören.
• Tar emot eventuella protester.
• Ansvarar för att registreringen av poäng fungerar under dagen och även kommer in till SKK Start.
• Håller i prisutdelningen med eventuell hjälp av tävlingsledaren eller annan funktionär.

Efter avslutad tävling:

• Fyller i funktionärsdokumentet efter provet (antal startande och vid officiellt WT vilka exkluderingar som användes).
• Rapporterar in tävlingen på SSRK.
• Avslutar tävlingen i SKK Start.
• Meddelar vid officiella tävlingar specialklubbsadministratören (SA) om att tävlingen ska stambokföras: skkstart.retriever@ssrk.se
• Slutredovisar det ekonomiska i samma fil som budgeten. Det måste finnas underlag för alla utlägg. Använd blanketten reseräkning för utbetalning av milersättning och eventuella andra utlägg. Detta ska skickas in omgående till kassören.

Skickar resultatet (placering/poäng, namn på förare, namn på hund och namn på fotograf) för publicering på Södras Facebook-sida till antingen retrieveransvarig eller PR-ansvarig.

Regler & anvisningar

• Gemensamma anvisningar
• Regler WT och MT
• Anvisningar WT
• Förtydligande lottning
• Viktigt att veta för dig som vill starta på Working Test Retriever

Södras dokument

• Domarinbjudan Södra
• Reseräkning
• Ansökan utländsk domare
• Judge’s invitation Södra
• Reseräkning utländska domare
• Underlag förskott
• Samarbetsavtal (kommer)
• Mall för PM (kommer)

Dokument

• Oacceptabelt beteende hund
• Oacceptabelt beteende person
• Disciplinärende
• Händelserapport
• Hur hanteras olämpligt beteende i vår organisation

Länkar

• Avrapportering efter prov